Tóm tắt nhanh
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 1/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020 về hóa đơn, chứng từ điện tử. Văn bản này có 3 nhóm thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán doanh nghiệp: thời điểm lập hóa đơn, trách nhiệm khi ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba và lộ trình bắt buộc tiêu hủy hóa đơn/biên lai giấy.
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế toàn bộ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử. Đây là văn bản quy định chi tiết Luật Quản lý thuế 2025 (Luật số 108/2025/QH15), tác động trực tiếp đến quy trình xuất hóa đơn hằng ngày của doanh nghiệp.
1. Thay đổi thời điểm lập hóa đơn
Tiền đặt cọc dịch vụ: Theo Khoản 2 Điều 9, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Phạm vi này rộng hơn trước, khi quy định cũ chỉ áp dụng cho một số ngành dịch vụ cụ thể.
Dịch vụ cần đối soát số lượng lớn: Với các ngành phát sinh giao dịch thường xuyên, số lượng lớn và cần đối soát dữ liệu — logistics, viễn thông, bưu chính, bảo hiểm, nền tảng số — hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành đối soát, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (Điểm a Khoản 4 Điều 9).
Giao dịch ca đêm: Với giao dịch phát sinh trong ca làm việc ban đêm mà đơn vị bán hàng CHƯA có phần mềm lập hóa đơn tự động, thời điểm lập hóa đơn được lùi chậm nhất đến ngày làm việc tiếp theo. Quy định này KHÔNG áp dụng cho đơn vị đã dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Hàng hóa xuất khẩu: Doanh nghiệp tự xác định thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu, nhưng không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan (Khoản 1 Điều 9).
2. Ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba
Theo Điều 19, doanh nghiệp mô hình chuỗi, đại lý hoặc sử dụng dịch vụ shared-services có thể ủy nhiệm cho tổ chức, cá nhân khác lập hóa đơn điện tử thay mình. Bên được ủy nhiệm có trách nhiệm:
| Trách nhiệm | Nội dung cụ thể |
|---|---|
| Lập hóa đơn đúng phạm vi | Phản ánh đúng bản chất giao dịch giữa bên ủy quyền và người mua; hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin của bên ủy quyền với tư cách người bán |
| Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế | Theo đúng quy định hiện hành |
| Lưu trữ, bảo mật | Bảo quản hóa đơn theo quy định; bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu hóa đơn và thông tin của bên ủy quyền, người mua; không sử dụng dữ liệu hóa đơn ngoài phạm vi ủy nhiệm |
| Xử lý khi phát hiện sai sót | Phối hợp với bên ủy quyền trong việc điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn — nghiệp vụ hủy hóa đơn vẫn được giữ nguyên, KHÔNG bị bãi bỏ |
| Cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước | Cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin, dữ liệu liên quan đến hóa đơn theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền |
Riêng doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ qua nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số, chủ quản nền tảng có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử đúng quy định.
3. Lộ trình bắt buộc tiêu hủy hóa đơn, biên lai giấy
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng
Số chưa sử dụng hết bắt buộc phải tiêu hủy theo Khoản 3 Điều 44.
Hạn cuối sử dụng biên lai giấy tự in/đặt in
Theo Khoản 2 Điều 44, biên lai giấy còn tồn được sử dụng đến hết ngày này.
Bắt buộc tiêu hủy toàn bộ biên lai giấy còn lại
Chuyển hẳn sang biên lai điện tử, không còn ngoại lệ.
Tác động thực tế và việc cần làm ngay
| Đối tượng bị ảnh hưởng | Thay đổi gì | Nên làm gì |
|---|---|---|
| Bộ phận kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử | Thời điểm lập hóa đơn thay đổi theo từng nhóm giao dịch (đặt cọc, đối soát, ca đêm, xuất khẩu) | Cấu hình lại phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm lập hóa đơn mới cho từng nhóm giao dịch. |
| Doanh nghiệp mô hình chuỗi, đại lý, shared-services | Trách nhiệm pháp lý khi ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba được quy định rõ và chặt hơn (Điều 19) | Rà soát hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn với đại lý, chi nhánh, đơn vị shared-services nếu có, bảo đảm bên nhận ủy nhiệm đáp ứng đầy đủ trách nhiệm. |
| Doanh nghiệp còn tồn hóa đơn, biên lai giấy | Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị từ 1/7/2026; biên lai giấy dùng đến hết 31/12/2026 | Kiểm kê và lên kế hoạch tiêu hủy hóa đơn, biên lai giấy tồn đọng theo đúng 2 mốc thời gian, tránh dồn việc vào cuối năm. |
Bài viết mang tính chất tham khảo, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc hoặc tư vấn chuyên môn trước khi áp dụng vào quy trình thực tế.
Cập nhật đúng luật — vận hành yên tâm.